作为一个项目经理，从项目准备到项目收尾，在这个过程中不知道大大小小的会议拉了多少场，可是你真的会开会吗？你发起的会议是否也会出现以下情况，会前联络各位技术开会，他们会说“好、好、好，我会准时去的”，结果到点到场的你发现会议室一阵凉风飘过，独你一人站在冷风中，5min、10min后与会人员才渐渐登场。会中大家要么一言不语要么思维过于发散，难以对问题进行决议，亦或会上决议的事情得不到落实。

1、会议产品分解
如果把会议作为一个产品，它是有什么组成的呢？以下采用会议时间顺序分解会议，用层次图的方式表达，分解产品的方式各有不同，项目团队在分解产品结构时可对分解方式进行讨论，分解方法没有对错，只要项目成员达成一致即可。

2、会前准备--以结果为导向
会前准备活动包括以下1.1~1.5：

1.1 确认会议主题，项目经理在召集会议前一定要明确会议主题及议题。
1.2 选择参会人员，根据项目主题选择相关人员，但与主题相关的重要利益关系人必须要邀请出席会议，以免在会上决议的事情在后续实施时受到阻力或确定方案时遗漏问题点。
1.3 选择场地，根据出席人员的数量及地理位置选择会议场所及会议方式。
1.4 通告，群发邮件、微信，选择适合项目组的通知方式，能确保参会人员收到消息即可。
1.5 发布材料，相关的会议材料可提前共享电子档或纸质版。
会前准备的目的：是让相关人员参会、资料发放让参会人员了解相关议题以便提前做准备。假设会前准备阶段的评价指标定义为出席率95%±5%。

以会议通告活动为例
以活动为导向的场景：
项目经理会议前一天发布会议消息及会议材料，此时会议通告活动已经完成。大家可以先预测下参会人员的情况。

以结果为导向的场景：
项目经理会议前一天通告会议主题、时间及地点，事后当面或者及时消息（微信）确认参会人员收到消息及材料，会议当天再次提醒会议时间及地点。以确保参会人员是可利用的。

以上两种情况大家对比即可知，第二种情景要比第一种效果好的多。之所以以会议为例，说明“在做一项任务或事情时，以结果为导向，而非以活动为导向”，是因为在工作当中发现，有些人员在安排会议时，邮件通知相关人员之后，就默认大家已收到消息能参加会议，甚至过了一两天后大家仍然记得有此会议（很显然某些时候只有项目经理记得）。在安排事项时，仅以活动为导向不一定得到预想的结果。当然为达结果不择手段也是不值得提倡的，而是以结果为导向，采用合理化的方法运用到活动中以达目的。

3、会中--聚焦议题
在会议讨论过程中，有很多方法可以使会议聚焦问题点，从而提高开会效率，但此处作者不提供具体方法，因为每个人沟通的方式不一样，项目经理可根据参会人员的情况适当选择主持会议风格。建议如果不是头脑风暴式的会议，请尽量避免在会上进行开放式的讨论，这样容易问题不聚焦、会议时间冗长，易给参会人员造成会议效率低下的印象。

4、会后--促使产出转化成收益
Thinking：会议的最终目的是什么？
A：解决问题点。
Thinking：如果只关注针对项目问题点出的各种方案（产出），那么项目问题点可以得到解决吗？
A：不会，项目问题点不能自我治愈。
Thinking：那么如何解决问题点？
A：关注会议收益。将会议产出（方案）投入使用，持续跟踪，直至问题点关闭。

以上内容仅以会议为载体，写出“以结果为导向”和“产出转化成收益”的重要性，此理念可以推广到其它任务处理方法上。如果只关注活动，可能达不到目的。而没有收益的产品不能带来价值。